Migracja skrzynek pocztowych: jak przenieść pocztę bez strat
Stronę przy zmianie hostingu przenosisz raz: pliki przez FTP, baza przez eksport i działa. Poczta nie pojedzie razem z nimi. Skrzynki leżą na starym serwerze w zupełnie innym miejscu, a kiedy przełączysz rekordy MX, nowe wiadomości zaczną przychodzić na serwer, na którym nie ma ani jednego starego maila.
Kolejność jest tu ważniejsza od narzędzi. Najpierw kopiujesz, potem przełączasz, na końcu dogrywasz różnicę.
Dlaczego poczta jest trudniejsza niż strona
Pliki strony są statyczne. Skopiujesz je w piątek wieczorem i w sobotę rano wyglądają tak samo. Skrzynka żyje przez cały czas trwania migracji: w trakcie kopiowania przychodzą nowe wiadomości, ktoś coś kasuje, ktoś odpowiada z telefonu.
Drugi problem to rekordy MX. To one mówią reszcie internetu, który serwer odbiera pocztę dla Twojej domeny. Zmienisz je za wcześnie i korespondencja z ostatnich godzin wyląduje na pustym koncie na nowym hostingu, podczas gdy archiwum zostanie na starym. Zmienisz za późno i przez kilka dni będziesz sprawdzał dwie skrzynki.
Zanim ruszysz: spis treści starego serwera
Listę zrób, zanim cokolwiek skasujesz w starym panelu:
- wszystkie adresy e-mail w domenie razem z hasłami,
- aliasy i przekierowania, o których zapomina się najczęściej, bo nie mają własnej skrzynki,
- autorespondery i reguły filtrowania,
- rozmiar każdej skrzynki.
Rozmiar decyduje o harmonogramie. Konto z 2 GB archiwum skopiuje się w kilkanaście minut, konto z 40 GB potrafi pracować pół nocy, zwłaszcza jeśli stary dostawca ogranicza liczbę równoległych połączeń IMAP.
Sprawdź też, czy ktoś w firmie nie pracuje na POP3. W domyślnej konfiguracji POP3 ściąga wiadomości na dysk i usuwa je z serwera, więc na serwerze może nie być czego kopiować, a cała historia siedzi w jednym laptopie. Taką osobę przełącz na IMAP przed migracją albo wyeksportuj jej archiwum lokalnie.
Kopiowanie przez IMAP krok po kroku
- Załóż na nowym hostingu konta o dokładnie tych samych adresach. W panelu DirectAdmin to kilka kliknięć na domenę, a liczby kont e-mail w pakietach RapidDC nie limitujemy (source: rapiddc.pl/hosting-www).
- Skopiuj zawartość ze starego serwera na nowy. Przy kilkunastu kontach najszybciej zrobi to imapsync, narzędzie wiersza poleceń, które łączy się do obu serwerów i przenosi foldery razem ze statusami przeczytania. Przy dwóch czy trzech skrzynkach wystarczy klient pocztowy: dodajesz w Thunderbirdzie oba konta IMAP i przeciągasz foldery z jednego do drugiego.
- Nie kasuj kont na starym hostingu. Dopóki trwa migracja, to Twoja jedyna kopia.
Po pierwszym przejściu porównaj liczbę wiadomości w najważniejszych folderach po obu stronach. Rozjazd w folderze Wysłane zwykle oznacza, że program pocztowy trzymał je lokalnie, a nie na serwerze.
Przełączenie MX i druga kopia
Dzień wcześniej obniż TTL rekordów MX, na przykład do 300 sekund. Zmiana rozejdzie się wtedy po serwerach DNS w kilka minut zamiast w kilkanaście godzin. Propagacja DNS rządzi się własnymi prawami. To jedyny moment, w którym możesz na nią cokolwiek wpłynąć.
Potem zmień MX na nowy serwer i odczekaj, aż zmiana się rozejdzie. Przez ten czas poczta może trafiać w dwa miejsca, więc obie skrzynki trzymaj podpięte w kliencie.
Kiedy ruch ustabilizuje się na nowym serwerze, uruchom kopiowanie drugi raz. Przeniesie tylko to, co doszło w międzyczasie, bo imapsync pomija wiadomości, które już są po drugiej stronie. Ten krok decyduje o tym, czy ktoś w poniedziałek zgłosi brakującego maila.
Stary hosting zostaw aktywny jeszcze dwa, trzy tygodnie. Kosztuje to jeden miesiąc abonamentu, a daje miejsce na pomyłkę.
Po migracji: trzy rzeczy pomijane najczęściej
Rekordy SPF i DKIM wskazują na stary serwer, dopóki ich nie poprawisz. Dopóki wskazują, część Twoich wiadomości wyląduje w spamie odbiorcy, bo serwer wysyłający nie zgadza się z tym, co mówi DNS. Sprawdź je tego samego dnia, w którym zmieniasz MX. O pozostałych ustawieniach po stronie poczty pisaliśmy we wpisie o bezpieczeństwie poczty e-mail.
Urządzenia mobilne trzeba przestawić ręcznie. Telefon z zapisanym starym serwerem potrafi miesiącami odbierać ze starej skrzynki i nikt tego nie zauważy, bo maile przecież przychodzą.
Backup to osobna sprawa. W pakietach hostingowych RapidDC kopia wykonywana jest raz na dobę, z możliwością przywrócenia danych do trzech dni wstecz. Samo przywracanie jest usługą dodatkowo płatną (source: rapiddc.pl/hosting-www). Na czas migracji to za mało jako jedyne zabezpieczenie, więc zrób własny eksport skrzynek przed startem. Jak działa automatyczny backup hostingu, opisaliśmy osobno.
Podsumowanie
Migracja poczty to nie jedna operacja, tylko trzy: kopiowanie, przełączenie MX i kopiowanie różnicowe. Pominięcie ostatniego kroku jest najczęstszą przyczyną zgubionych maili, które wcale nie zginęły, tylko zostały na starym serwerze.
Jeśli nie chcesz robić tego sam, przeniesienie strony lub sklepu do RapidDC ustalamy indywidualnie: napisz na info@rapiddc.pl albo zadzwoń pod numer działu sprzedaży (source: rapiddc.pl/kontakt). Jeśli wolisz zrobić to po swojemu, hosting z nielimitowaną liczbą kont e-mail i panelem DirectAdmin masz gotowy od ręki.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o migrację skrzynek pocztowych
Czy przy zmianie hostingu stracę starą pocztę?
Nie, o ile skopiujesz skrzynki przed przełączeniem rekordów MX i nie skasujesz kont na starym serwerze. Wiadomości sprzed migracji leżą na starym hostingu i trzeba przenieść je osobno, bo transfer plików strony ich nie obejmuje.
Ile trwa migracja skrzynek pocztowych?
To zależy głównie od sumarycznego rozmiaru archiwów i limitów po stronie starego dostawcy. Kilka kont po 1-2 GB kopiuje się zwykle w godzinę, kilkadziesiąt gigabajtów historii to praca na całą noc. Przełączenie MX zaplanuj na dzień po zakończeniu pierwszego kopiowania.
Czy da się przenieść pocztę bez przerwy w odbieraniu?
Tak, jeśli na czas propagacji DNS zostawisz obie skrzynki podpięte w kliencie pocztowym. Przez kilka godzin wiadomości mogą trafiać raz na stary, raz na nowy serwer, dlatego po ustabilizowaniu ruchu trzeba wykonać drugie, różnicowe kopiowanie.
Co z kontami pobieranymi przez POP3?
POP3 w domyślnej konfiguracji usuwa wiadomości z serwera po pobraniu, więc na starym hostingu może nie być czego kopiować. Przed migracją przełącz takie konto na IMAP albo wyeksportuj archiwum z programu pocztowego, inaczej historia zostanie tylko na jednym komputerze.
Artykuł powstał z wykorzystaniem narzędzi sztucznej inteligencji (AI) pod nadzorem zespołu RapidDC. Grafika ilustracyjna została wygenerowana przez AI.